بدون شک، برنامهریزی در زندگی موجب میشود تا فرد موفقتری باشیم و بهتر بتوانیم از زمان خود استفاده کنیم. ولی یادگیری نحوهی برقراری تعادل، میان وظایف گوناگون در زندگی، کاری چالشبرانگیز است. گاهی کار، مدرسه و وظایف روزانه رویهم انباشته میشوند و درعینحال، دوستان یا خانواده نیز از ما انتظار دارند که به آنها کمک کنیم. علاوه بر این کارها، باید زمانی را هم به رسیدگی به خودمان اختصاص دهیم. ولی در صورت داشتن یک برنامهی روزانه، انجام این وظایف امکانپذیرتر میشود. با برنامهریزی کردن میتوانید میان اهداف کوتاهمدت و بلندمدت خود تعادل برقرار کنید و چیزهای مهم در زندگیتان را اولویتبندی کنید. در این مقاله سعی داریم که سوال ” چگونه برای کارهای خود برنامهریزی کنیم ” را با انجام روشهای گوناگون پاسخ بدهیم.
برنامهریزی چیست و چرا باید برنامهریزی کنیم؟
برنامهریزی یعنی برای رسیدن به بهترین نتیجه، مشخص کنیم چهکاری را در چه زمانی باید انجام دهیم. همین جمله ساده مشخص میکند که چرا باید برنامهریزی داشته باشیم. در ادامه با توجه به همین جمله کوتاه، دلایل اینکه به برنامهریزی نیاز داریم را توضیح میدهیم.
پیشبینی مشکلات و استفاده بهتر از امکانات
وقتی تعیین میکنیم چهکاری را در چه زمانی انجام دهیم، درواقع کارها را پیشبینی میکنیم. درنتیجه میتوانیم مشکلاتی که برای انجام هر کار ممکن است به وجود آید را پیشبینی کنیم.
برای استفاده بهتر از امکانات باید تمام امکانات را در نظر بگیرید. وقتی میخواهیم برای انجام یک کار زمان تعیین کنیم، حتماً امکاناتی که در اختیار داریم را در نظر میگیریم. همین کمک میکند بتوانیم تمام امکاناتمان را فهرست کنیم و بهتر از آنها استفاده کنیم.
افزایش احتمال رسیدن به هدف
وقتی مشخص میکنیم چهکاری را باید در چه زمانی انجام دهیم، درواقع احتمال رسیدن به هدف و موفقیت را افزایش میدهیم. هنگامیکه زمان انجام هر کاری مشخص شد، زمانهای پرت کمتری داریم؛ یعنی ازآنجاییکه برای شروع و پایان هر کاری زمان دقیقی مشخص کردیم، دیگر وقتمان را بیخود تلف نمیکنیم.
افزایش تمرکز روی هدف
وقتی مسیر رسیدن به هدف را برنامهریزی کردیم و زمان انجام هر کاری مشخصشده، طبیعتاً تمرکزمان روی هدف بیشتر میشود.
امکان بررسی انحراف از مسیر موفقیت
اگر بتوانید انحراف از مسیر موفقیت را تشخیص دهید، در هزینههایتان صرفهجویی میشود.
وقتی تمام کارها را زمانبندی کردیم، اگر از زمانبندی و برنامهریزیمان عقب بمانیم میتوانیم متوجه شویم که یک جای کار میلنگد. میتوانیم علت را بررسی و برطرف کنیم.

جلوگیری از نگرانی و اضطراب و افزایش اعتماد به نفس
برنامهریزی به ۲ دلیل مانع نگرانی و اضطراب میشود. یکی اینکه وقتی بدانیم چهکاری را در چه زمانی باید انجام دهیم دیگر نگرانی برایمان به وجود نمیآید. دیگر اینکه اگر بتوانیم طبق برنامه پیش برویم، مطمئن هستیم که مسیرمان درست است. پس جایی برای اضطراب باقی نمیماند.
افزایش اعتمادبهنفس و باورپذیر شدن امکان موفقیت
خیلی اوقات اعتمادبهنفس خود را از دست میدهیم؛ چون نتایج خوبی نمیگیریم یا اصلاً نمیدانیم چه موقع باید چهکاری را انجام دهیم. با برنامهریزی، هم میتوانیم نتایج بهتری بگیریم و همزمان انجام هر کاری را بهخوبی مشخص میکنیم. پس اعتمادبهنفسمان بالا میرود.
با برنامهریزی، رسیدن به موفقیت غیرممکن به نظر نمیرسد. وقتی از دور یک قله کوه را تماشا کنیم شاید فتح کردنش برایمان غیرممکن به نظر برسد؛ اما اگر مسیر رسیدن به قلهی کوه را دقیق بررسی کنیم، دیگر میتوانیم خودمان را بالای آن قله تصور کنیم. برنامهریزی کمک میکند مسیر رسیدن به موفقیت را برای خودمان شفاف کنیم؛ بنابراین رسیدن به موفقیت برایمان باورپذیر میشود.
کاهش درصد خطا
وقتی مشخص شد چهکاری را در چه زمانی انجام دهیم، مسیر رسیدن به موفقیت مشخصشده و میتوانیم انحراف از مسیر را تشخیص دهیم، درنتیجه طبیعتاً درصد خطایمان کاهش پیدا میکند.
اگر بخواهید که پاسخ سوال چگونه برای کارهای خود برنامهریزی کنیم را بیابید در ادامه با ما همراه باشید.
قدمهایی برای پاسخ سوال چگونه برنامهریزی کنیم
در زیر قدمهایی را معرفی مینماییم که با استفاده از آنها میتوانیم پاسخ سوال چگونه برای کارهای خود برنامهریزی کنیم را دریابیم:
استفاده از یک برنامهریز و سررسید
برای اینکه بدانیم چگونه برنامهریزی کنیم نیاز به ابزار پیچیدهای نیست. شما میتوانید از یک دفترچه یادداشت ساده تا یک سررسید و یا دفتر برنامهریز، بسته به نیازتان برای ثبت برنامهها استفاده کنید. در صورت استفاده از سررسید، سعی کنید انواعی از آن را انتخاب کنید که فضای خالی کافی را برای نگارش برنامه روزانه شما داشته باشد. بسیاری از سررسیدهای موجود در بازار، جدولهایی برای برنامهریزی ساعتی و یا روزانه را در خود جایدادهاند که استفاده از آنها نیز خالی از لطف نیست. درهرصورت این شمایید که میدانید چه ابزاری نیاز شما را رفع میکند.
چگونه به کمک تقویمهای دیجیتالی برای کارهای خود برنامهریزی کنیم
امروزه به لطف فنّاوریهای گوناگون، برنامهریزی نیز بهصورت دیجیتالی قابل تنظیم است. انواع تلفنهای همراه و لپتاپها از تقویمهای دیجیتالی بهره میبرند که میتواند بهراحتی با سایر دستگاههای الکترونیکی نیز همگامسازی شده و به شما کمک کنند هرزمانی و در هر مکانی به برنامه خود دسترسی داشته باشید.

همچنین نرمافزارهای زیادی چه در گوشیهای هوشمند و چه در سیستمهای مبتنی بر ویندوز، مک و غیره وجود دارند که میتوانند بهوسیله یادآورها و زمانسنجها به کمک شما بیایند تا بتوانید برنامهریزی موفقی را تجربه کنید.
بهتر است انواعی از تقویمهای کاغذی و یا دیجیتالی را انتخاب کنید که فضای کافی برای یادداشتبرداری را در خود جایداده باشد. وجود چنین فضایی به شما این امکان را میدهد که در پایان هر کار، چگونگی انجام آن را ذکر کنید و احساس خودتان را از به پایان رسیدن آن ابراز کنید. بهعنوانمثال تجسم کنید که امروز به باشگاه رفتهاید و برخلاف همیشه که یک ساعت ورزش میکردید، امروز دو ساعت ورزش کردید و از آن احساس خشنودی دارید. میتوانید حس رضایت خود را در قسمت خالی برنامه خود بنویسید چراکه این کار به شما انگیزهای مضاعف خواهد داد.
چگونه با سازماندهی کارها برای کارهای خود برنامهریزی کنیم
از رنگها برای سازماندهی اموراتتان بهره بگیرید. فرقی نمیکند، چه در تقویم الکترونیکی و چه در تقویم کاغذی این کار امکانپذیر است. در تقویمهای دیجیتالی میتوانید کارها را با رنگهای گوناگونی ثبت کنید. بهعنوانمثال تصور کنید میتوانید برای امورات مربوط به محل کارتان رنگ قرمز، تکالیف دانشگاه رنگ زرد و کارهای منزل رنگ سبز را انتخاب کنید. در سررسیدهای کاغذی میتوانید از خودکارهایی با رنگهای متنوع و یا از ماژیکهای رنگی برای هایلایت کردن برنامه شخصیتان استفاده کنید.
سازماندهی کارها بهوسیله رنگهای گوناگون مزایای زیادی دارد. این متد به شما کمک میکند تا متوجه شوید چهکاری زمان شما را بیشتر میگیرد. مثلاً ممکن است شما به برنامه روزانهتان مراجعه کنید و ببینید حجم زیادی از رنگ قرمز (محل کار) و سبز (منزل) وجود دارد و در عوض رنگ زرد (دانشگاه) بهندرت یافت میشود. این نشانه این است که شما وقت بیشتری برای تکالیف دانشگاهتان گذاشتهاید. علم به اینکه تکالیف مربوط به دانشگاهتان با موفقیت رو به اتمام است، به شما انگیزه میدهد تا کارهای دیگرتان را پیش ببرید.
اولویتبندی برنامهها
گام دیگر برای اینکه بدانیم چگونه برنامهریزی کنیم اولویتبندی برنامهها است. اینکه بتوانید کارهایتان را اولویتبندی کنید بسیار حائز اهمیت است. اینکه بدانید کدام کار باید زودتر و کدام کار باید دیرتر انجام شود، مزیت بسیار مهمی در برنامهریزی محسوب میگردد. بهعنوانمثال تصور کنید شما در طول هفته باید در سه کنفرانس حضور یابید، سه مقاله را نگارش کنید و یک آزمون را پشت سر بگذارید! اینجاست که اهمیت اولویتبندی بیشازپیش مشخص میشود.

با خود فکر کنید. کدام کار باید سریعتر انجام شود؟ کدام کار زمانبرتر از بقیه کارهاست؟ از بین کنفرانس، مقاله و آزمون کدامیک در نمره نهایی شما تأثیر بیشتری خواهد داشت؟
بهمحض اینکه اولویتهایتان را شناختید، آنها را در برنامه روزانهتان مشخص نمایید. میتوانید این اولویتها را با حروف الفبا و یا اعداد مشخص نمایید. فرض کنید برنامه شماره ۱ باید فردا و برنامه شماره ۲ باید هفته آینده دنبال شود.
مشخص کردن یک زمان برای هر برنامه
پیشبینی کنید هر کار چقدر ممکن است از زمان شما بکاهد؟ در برنامه روزانهتان باید زمان کافی برای به سرانجام رساندن کارها پیشبینیشده باشد. واقعبین باشید و زمان کافی را برای هر کاری در نظر بگیرید. در غیر این صورت، ممکن است از برنامهتان عقب بمانید، دچار سردرگمی شوید و حتی بهطورکلی برنامهریزی را کنار بگذارید.
ذکر این نکته لازم است که شما باید به موارد تأثیرگذار دیگر نیز در اتلاف وقتتان توجه داشته باشید. تصور کنید امروز میخواهید به کتابخانه بروید و فاصله منزل شما با کتابخانه ۳۰ دقیقه است. این زمان باید در برنامه شما لحاظ شود.
چگونه با استفاده از زمان اضافه برای کارهای خود برنامهریزی کنیم
بیشتر افراد فکر میکنند اگر زمانی کمتر از زمان واقعی برای برنامههایشان در نظر بگیرند، موفق میشوند کارهایشان را سریعتر به سرانجام برسانند. بدون شک اینچنین تصوری کاملاً غلط و غیرواقعی است. پیشنهاد میشود که برای کارهایتان زمانی بیش از زمان پیشبینیشده در نظر بگیرید چراکه همیشه ممکن است امور گوناگونی حتی خارج از برنامه پیش بیاید و موجب اتلاف وقت شما شود. همچنین باید زمانی را جهت استراحت برای بعد از هر کار در نظر داشته باشید.
پیشنهاد میشود ۲۵% بیشتر از زمان پیشبینیشده توسط خودتان را برای کارها در نظر بگیرید. بهعنوانمثال اگر برای کاری ۳۰ دقیقه زمان را پیشبینی کردهاید، در برنامه خود آن را ۴۵ دقیقه درج کنید. این کار به شما کمک میکند تا از برنامه روزانهتان عقب نمانید.
خالی گذاشتن فضایی در پایین برنامه
در برنامهریزهای الکترونیکی و یا کاغذی، فضایی خالی زیر برنامههای روزانهتان در نظر بگیرید چراکه ممکن است بخواهید بعداً کارهایی با اولویتهای پایینتر را در آن جای دهید. همچنین ممکن است کارهایی در طول هفته برای شما پیش بیایند که لازم باشد آن را در برنامه هفتگی خود قرار دهید.

چگونه برنامهریزی خود را عملی کنیم
برای اینکه بتوانید به برنامههای خود پایبند باشید و آنها را به مرحله اقدام برسانید چند اصل مهم وجود دارد. تمام موارد گفتهشده را بخوانید و مشخص کنید که عدم رعایت کدام مورد باعث شده که نتوانید به برنامهریزی خود پایبند باشید. خیلی مهم است که بتوانید این موضوع را تشخیص دهید و سپس با رعایت نکات گفتهشده آنها را برطرف نمایید و برنامهریزی صحیح داشته باشید.
چگونه با باور خود برنامهریزی خود را عملی کنیم
شاید باورتان نشود که باورهای ما چه نقش پررنگی در انضباط شخصی، برنامهریزیها و همچنین پایبندی ما به برنامهها دارند. وقتی هدفی دارید باور داشتن به آن، باور داشتن به اینکه شما میتوانید به آن برسید مهمترین موضوع در عملکرد روزانه است.
مثلاً اگر شما برای درس خواندن برنامهریزی کنید اما در اعماق ذهنتان موفقیت در کنکور و یا امتحان کاری سخت و نشدنی باشد، خب مسلماً شما موفق به اجرای برنامههایتان نخواهید شد؛ زیرا در ذهن ناخودآگاهتان باور دارید که نمیشود؛ بنابراین باوجود برنامهریزیهای شیک و باکلاس، عملی کردن آنها خیلی سخت خواهد بود. این برنامهریزی صحیح نیست.
بنابراین موضوع خیلی مهم این است که بر روی باورهای خود کارکنید. اگر هدفی دارید در ابتدا خیلی مهم است که به آن ایمان داشته باشید. مطمئن باشید که شما میتوانید. خودتان را باور کنید. شما فوقالعاده توانمند هستید.
پررنگ شدن باورها به زمان نیاز دارد. قرار نیست همین فردا باورتان تغییر کند و به اهداف خود ایمان بیاورید.
چگونه با یافتن حوزههای اصلی تمرکز برنامهریزی خود را عملی کنیم
یک خودکار و یک کاغذ آماده کنید. هدفتان را در ذهنتان تجسم کنید. به این فکر کنید که در یک سال و یا یک ماه آینده باید بر روی چه حوزههایی تمرکز کنید؟ ۳ حوزه اصلی تمرکزتان را مشخص کنید.
برای مثال اگر هدفتان افزایش درآمد است بنویسید که یک سال آینده باید بر چه حوزههایی متمرکز شوید؟ ممکن است بگویید:
- فروش بیشتر
- جذب مشتریان جدید
- یادگیری و توسعه فردی
و یا اگر هدفتان قبولی در آزمون دانشگاه است ممکن است بگویید در یک سال آینده باید بر سه حوزه زیر متمرکز شوید:
- خواندن درسهای دوره پیشدانشگاهی
- خواندن درسهای دوم و سوم دبیرستان
- امتحانات مدرسه
سه حوزه اصلی که باید یک سال آینده بر آن متمرکز شوید را مشخص کنید. (اگر حوزههای کاری شما بیشتر است میتوانید برنامههای خود را به ۵ حوزه تقسیم کنید) در برنامهریزیهای خود این سه حوزه را مدنظر قرار داشته باشید.

باید هر کاری میکنید و یا هر موضوعی که در برنامه خود قرار میدهید در این سه حوزه قرار بگیرد. اگر کارهایی در برنامه شماست که زیرمجموعه این سه حوزه نیست میتوانید آنها را خط بزنید.
چگونه با نوشتن برنامه قابل انجام برنامهریزی خود را عملی کنیم
در بسیاری اوقات میبینم افراد برنامههایی برای خود میچینند که غیرقابل انجام است. بهطور مثال فرد در برنامه خود ۱۰ ساعت کار کردن و یا درس خواندن قرار داده درصورتیکه تاکنون روزی ۲ ساعت کار میکرده است؛ بنابراین اولویتبندی میکند و برای رسیدن به خواسته خود برنامهریزی میکند؛ اما این برنامه به اجرا درنمیآید. چرا؟
زیرا این برنامه متناسب با آقا و یا خانم x نیست. او تاکنون روزی ۲ ساعت کار میکرده و نیاز به زمان دارد تا بتواند روزی ۱۰ ساعت کار کند. او باید در ابتدا ۲ ساعت را به ۳ ساعت برساند. سپس ۵ ساعت، ۸ ساعت و درنهایت ۱۰ ساعت.
نتیجهی برنامهریزی نامناسب!
داشتن برنامههایی که مناسب شما نیست و با واقعیت شما سازگار نیست موجب ناامیدی و بیانگیزگی شما میشود. بله شما میتوانید روزی ۱۰ ساعت کارکنید و به موفقیتی که خواهانش هستید برسید اما این موضوع نیاز به گذر زمان و قدرتمند شدن عضله شما دارد. یکشبه نمیتوانید تغییر کنید. تغییر، فرایندی آهسته و پیوسته است.
باور داشته باشید که اگر برنامهتان مطابق زندگی و شخصیت خودتان نوشته شود (و نه آنچه دیگران انجام میدهند) نهتنها میتوانید بهمرور آن را بهبود دهید بلکه احتمال رسیدن به موفقیتتان بسیار بالاست؛ زیرا شما خودتان را باور دارید و منحصربهفرد هستید. باور نقش مهمی در برنامهریزی صحیح و عملی کردن برنامههایتان دارد.
چگونه با اضافه کردن حوزه چهارم برنامهریزی خود را عملی کنیم
همیشه یک حوزه و یا یک دسته چهارم نیز در برنامههای خود قرار دهید. این دسته شامل کارهایی میشود که غیرمنتظره رخ میدهد و شما باید برای آن زمان اختصاص دهید. برای مثال ماشینتان خراب میشود و مجبور میشوید در ساعت کاری آن را به تعمیرگاه ببرید. مهمان به منزلتان میآید و باید برای آنها وقت بگذارید.
برخی افراد برنامه خود را بهگونهای میچینند که در آن زمان، هیچ رویداد غیرمنتظرهای پیشبینینشده است.
سپس شاکی میشوند که اتفاقات غیرمنتظره باعث میشود که ما نتوانیم به برنامه خود رسیدگی کنیم. برای داشتن یک برنامهریزی صحیح اتفاقات غیرمنتظره را در برنامه خود قرار دهید. ما همه انسان هستیم و این کاملاً طبیعی است که اتفاقاتی در طی روز برای ما پیش بیاید که از قبل آن را پیشبینی نکرده بودیم. پس زمانی اضافه در برنامه خود قرار دهید تا در صورت وجود کارهای پیشبینینشده کل برنامهتان را از دست ندهید.

لذتبخش کردن اقدامات
اقدامات خود را لذتبخش کنید. اگر در کاری که انجام میدهید لذت وجود ندارد احتمال اینکه بتوانید به برنامه خود پایبند باشید کمتر میشود. وقتیکه خودتان را باور کنید و برای خودتان ارزش قائل باشید قدر زحماتتان را خواهید دانست. شما یک ساعت درسخواندهاید، یک ساعت بر روی اهدافتان کار کردهاید، یکقدم در جهت رشد و بهبود خود برداشتهاید. تمام اینها عالی هستند. بابت تمام کارهایی که در برنامهتان هستند و شما آنها را انجام میدهید شکرگزار باشید.
چگونه با کوچک کردن اهداف برنامهریزی خود را عملی کنیم
برای اینکه بتوانید برنامه قابل انجام بنویسید باید اهداف خود را کوچکتر کنید. هدف بزرگ شما را ناامید میکند و ممکن است که از مسیر رسیدن به خواستهتان خارج شوید زیرا:
- هدف را غیرقابلدسترس میبینید.
- رسیدن به آن سخت به نظر میرسد.
- مسیر رسیدن به آن کاری لذتبخش به نظر نخواهد رسید.
چگونه با افزایش تمرکز برنامهریزی خود را عملی کنیم
حواسپرتیها را به حداقل برسانید و تمرکز خود را تقویت کنید. کاهش حواسپرتیها اصل مهمی در برنامهریزی صحیح است. برای کاهش حواسپرتی و افزایش تمرکز پیشنهاد میشود مقالهی راههای افزایش تمرکز را مطالعه کنید.
چگونه با اقدام کردن برنامهریزی خود را عملی کنیم
یکی از مهمترین قسمتهای برنامهریزی صحیح و عمل کردن به آن، اقدام کردن است. اقدام کنید، اقدام کنید، اقدام کنید. گاهی اوقات افراد آنقدر درگیر برنامهریزی هستند که اقدام کردن را فراموش میکنند. مهم نیست اگر امروز برنامهای ندارید. مهم نیست اگر از شب قبل برای خود برنامهای نچیدهاید.
همین لحظه مهم است. کاری را انجام دهید. یکقدم کوچک بردارید. مهم نیست چه قدر کوچک باشد اما کاری انجام دهید. اقدام کردن تأثیر فوقالعادهای بر احساس شما میگذارد. باور رسیدن به اهدافتان را در شما تقویت میکند، شما را امیدوار میکند و باعث میشود که انگیزهتان در کار، زندگی و تحصیل افزایش یابد.
اطلاعات بیشتر در مورد برنامهریزی
جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد برنامهریزی میتوانید به ویکیپدیا مراجعه نمایید.
عالی بود، عالی!
بسیار بسیار عالی و تأمل برانگیز بود
ممنون
مرحبا خیلی خوب توضیح دادین…توی این فکر مشغولیا مگه بدون برنامه ریزی میشه زندگی کرد
واقعا داشتن برنامه ریزی روزانه و داشتن چک لیست برای کارها،کارایی آدم رو افزایش میده و باعث میشه ادم آرامش اعصاب داشته باشه.
مشخصا وقتی ما روی هدفمون تمرکز داشته باشیم و برای رسیدن بهش برنامه ریزی کنیم تا حد زیادی میتونیم در زمانمون هم صرفه جویی کنیم.
بهترین روش استفاده از بولت ژورنال هست.عالیه
چقد خوب گفتین..مرحبا به سایتتون